چگونه یک ایمیل با کیفیت برای پذیرش دانشگاه ارسال کنیم؟

برای پذیرش و یا شرکت در دوره های کوتاه آموزش و تحقیقاتی در دانشگاه های خارج از کشور نیاز به ارسال ایمیل به مسئولین آن دانشگاه است اما اینکه نامه پذیرش خود را چگونه بنویسیم مهم است.
برای نوشتن ایمیل پذیرش باید اصول نگارش , دستور زبان و سبک زبان خاص آن فرهنگ را به خوبی بدانیم که برای سهولت بهتر است آن را به یک مترجم متخصص نامه نگاری واگذار کنیم.

مترجم و ویراستار برای نامه نگاری باید برخی نکات مهم را رعایت کند

مانند;
⚫به دلیل آنکه محتوای نامه رسمی است از به کار بردن Hello یا Hi خود داری کنید و فقط از کلمه ی Dear در شروع نامه  استفاده شود.
•اگر قصد نوشتن نامه به مسئولین دانشگاه را دارید آن را به شکل Dear Madam/Sir مورد خطالب قرار دهید.
•در صورتی که نامه ی شما اشاره به شخص خاصی نمی کند, ابتدا نام آن قسمت و سپس شخص اداره کننده ی آن بخش را ذکر کنید.
و اگر نامه ی شما مربوط به اشخاص زیر مجموعه ی دانشگاه مانند کارمند, منشی یا دانشجو است آن را با نوشتن Dear Mr/ Ms شروع کنید.
•قبل از به کار بردن کلمه Mrیا Ms از جنسیت اشخاص اطمینان پیداکنید وگرنه از نوشتن این گونه کلمات پرهیز و به کلمه Dear بسنده کنید.

تشخیص زن یا مرد بودن

از آنجا که در هر فرهنگی ممکن است بعضی اسامی برای هر دو جنسیت به کار رود تشخیص زن یا مرد بودن آن فرد برای فرهنگ غریبه سخت است بنابراین دراین گونه موارد همراه اسم کوچک شخص اسم بزرگ یا فامیلی آن شخص را هم بنویسید.
• همانطور که از قبل می دانیم در بعضی زبان ها مانند انگلیسی بین زن متاهل و مجرد تفاوت وجود دارد بنابراین اگه نامه شما خطاب به جنس مونث است از اینکه آن خانم متاهل یا مجرد است اطمینان پیدا کنید وگرنه بهتر است به نوشتن کلمه Ms به معنی اینکه بین مجرد یا متاهل بودن آن خانم مردد هستیم اکتفا کنیم.
• اگر برای رئیس  یا استاد دانشگاه نامه می نویسید ,توجه داشته باشید که قبل از به کار بردن کلمه ی دکتر و پروفسور از آن شخص و سمتش اطلاعات کافی کسب کنید کلمه ی Drرادرصورتی که آن فرد مدرک دکتری دارد و کلمه ی professor  زمانی که فرد دارای عنوان-Full Professor- است به کار ببرید.

استفاده از ویرگول در متن

• بعد از نوشتن اسم یا فامیلی شخص از ویرگول استفاده کنید و برای نوشتن نامه از خط بعدی شروع به نوشتن کنید.

• سعی کنید در اولین جمله و اوایل نامه, هدف از نامه و درخواست خود را به وضوح ,با انگیره و با اعتماد به نفس مطرح کنید. به جای پرداختن به جزئیات و اضافه گویی خلاصه ی کوتاهی از پیش زمینه ی مهارتی و تحصیلی بنویسید و علت اینکه چرا خواهان تحصیل و تحقیق در این دانشگاه هستید؟
• بنابراین درخواست خود را با صراحت و مودبانه و بدون پیچیده و مبهم کردن منظورتان مطرح کنید و نامه را طولانی نکنید.توجه داشته باشید از گفتن کلمات عامیانه و دستوری خودداری کنید.
• نامه ی خود را نهایت در 10 جمله کوتاه خلاصه کنید.به جای زیاد نوشن پاراگراف ها بهتر است رزومه و موارد لازم را ضمیمه ایمیل خود کنید و در نامه ای حرفه ای نظر خواننده را به خواندن آنها جلب کنید.
•بهتر است فونتی را که برای نامه  خود انتخاب می کنیدفونتArial با اندازه 10 الی 11 باشدو از به کاربردن نوع برجسته و مورب خودداری کنید.

نظر خواننده

• در اواخر نامه ,به صورت مودبانه و حرفه ای, نظر خواننده را به پاسخ دادن نامه خود جلب کنید.
مانند به کاربردن جملات کوتاهی مثل;
از توجه فوری شما متشکرم.
از توجه شما ممنونم و منتظر پاسخ شما هستم.
• بعد از اتمام نوشته خود با قرار دادن فاصله یک خطی به صورت-,Kind regards – تشکر کنید.
• و در اخر در ابتدای خط بعدی نام و نام خانوادگی خود را بنویسید.