. یک راه موثر برای یک سازمان برای انجام ارزیابی ریسک چیست؟
راه های بسیاری برای انجام ارزیابی ریسک وجود دارد. به عنوان مثال، شرکت ها ممکن است مصاحبه یا نظر سنجی با پرسنل کلیدی انجام داده ، اسناد کلیدی را بررسی، کارگاه های آموزشی را تسهیل، بررسی های هدفمند به جا بیاورند، و یا از ترکیبی از این گزینه ها استفاده کنند. در جدول زیر هر یک از این گزینه ها را مورد بحث قرار دادیم:
ارزیابی ریسک
همانطور که قبلا اشاره شد، هر ترکیبی از این گزینه مناسب است.
برای شرکت هایی که ارزیابی ریسک شرکتی را تکمیل نکرده اند، توصیه می کنیم با استفاده از یک کارگاه تسهیل که در هر جلسه ذینفعان کلیدی برای ارزیابی و اولویت بندی ریسک جمع کنند. کارگاه های آموزشی ارزیابی ریسک شرکت، اغلب توسط اعضای تیم مدیریت ارشد کنترل می شود و همچنین ممکن است شامل شرکت کنندگان با در اختیار داشتن دانش عمومی از مطلوبیت، فناوری اطلاعات، بازاریابی و یا دیگر فعالیت های جدایی ناپذیر مربوط به ماموریت اصلی این سازمان باشد.
استفاده از یک کارگاه ریسک تسهیل شده برای ارزیابی ریسک، مزایای خاص بیشتر از ارزیابی توسط یک فرد را به همراه دارد. شناسایی یک گروه اطلاعاتی از سهامداران و آوردن آنها به یک محیط مشترک به منظور ارزیابی ریسک می تواند در شناسایی ریسکهای شکل گرفته در کل شرکت، و رسیدن به یک اجماع در مورد ریسکها و تنظیم اولویت ها و اقدامات ممکن برای کاهش نمودن این ریسکها موثر باشد.
علاوه بر این، جلسات گروه می تواند در یادگیری با تبیین تفاوت در دیدگاه ها، بالا بردن سطح آگاهی با مواجهه شدن با مهم ترین قسمت سازمان، مسائل حساس و یا ناشناخته و ترویج ارتباطات در سراسر مناطق منحصر به فرد موثر باشد. این جلسات ممکن است توسط مصاحبه، یک نظرسنجی در مورد ریسک و یا بررسی اسناد به منظور تسهیل در کم کردن لیستی از ریسکهای با کنترل بیشتر برای هدف از انجام این کارگاه در زمان اختصاص داده صورت بگیرد.
- اشتباهات رایج و مشکلات در طول فرایند ارزیابی ریسک چیست؟
در پاسخ، ما، اول در کارگاه ریسک تمرکز خواهیم کرد. کارگاه ریسک ناکارآمد به دلایل بسیاری مثل فقدان برنامه ریزی ، وفادار نبودن به دستورجلسه، نبود قوانین روشن و به دنبال آن ورود همه شرکت کنندگان، تنها چند نفر پیگیری نمی شود. برای اینکه فرایند ارزیابی ریسک موثر باشد، مدیریت باید مراقب باشد تا از اشتباهات رایج و مشکلات بالقوه جلوگیری کند. این موارد در زیر اشاره شده است:
* عدم روشن شدن و درک مشترک از معنی و یا تعریف از ریسک : استفاده موشکافانه کانون به معنی ریسک می تواند مدیریت منجر به چشم پوشی از حوادث بالقوه و مسائل آن شود. این مهم است که تمام اهداف کسب و کار مربوطه را به عنوان زمینه ای برای ارزیابی ریسک در نظر گرفت. و نه شامل همه ذینفعان می شود:
عدم شمولیت تمام ذینفعان در کارگاه، بررسی و یا روند مصاحبه می تواند کشنده باشد. “ذینفعان” شامل هر شخصی است که به طور مستقیم توسط مسائل مورد بحث و یا عدم ورود به مطالعه که می تواند دستیابی به نتیجه مورد نظر را تضعیف کند.
* توجه نداشتن و یا دادن وزن مناسب برای موقعیتهای قابل درک:
در یک زمینه ارزیابی گروهی ریسک، همیشه یک یا دو نفر وجود دارند که یک معامله بزرگ بیشتر را در مورد ریسک نسبت به دیگران می دانند. هدف از این ارزیابی، شنیدن، توجه و یادگیری از هر شخصی که دارای شناخت برای یک ریسک خاص باشد. بنابراین، مهم است که یک محیط باز را برای به اشتراک گذاشتن تمام اطلاعات در مورد ریسک و رسیدن به فهم بهتر ایجاد نمود. ارزیابی موثر از احتمال و اثر رخداد بالقوه آینده لزوما در نتیجه تعداد کل آرا یا پاسخ اثر نمی گذارد. گفت و گو اغلب مهم تر از رای گیری در طول یک ارزیابی ریسک می باشد.
* با توجه به یک کارگاه ریسک تسهیل شده:
– تعیین اهداف مشخص نیست یا غیر واقعی است: این مهم است که با ضامن جلسه برای مجموعه ای از اهداف جلسه که هر کس آن را درک خواهد کرد و قبول می کند کار کنیم.
– قصور در ساختار دستور کار جلسه برای موفقیت:
هنگامی که اهداف جلسه تنظیم می شوند، مهم سازماندهی نشست برای اطمینان از اهداف به دست آمده می باشد. به عنوان مثال، ذهن خود را به این مساله معطوف کنید:
* با اسپانسرجلسه از طریق دستور کار پیشنهادی پیاده روی کنید تا مطمئن شوید که او با آن موافق است.
* در حالی که زمان همیشه محدود است، مطمئن شوید که شما به اندازه کافی برای به انجام رساندن اهداف خود وقت دارید. اگر اینکار را نکنید، دوباره اهداف را با تنظیم زمان انجام دهید.
* توجه کنید خواه ناخواه هر جنبه ای از دستور کار که ممکن است متفاوت از آنچه که شرکت کنندگان از آن انتظار دارند وجود داشته باشد. اگر این مورد است، نحوه ارتباط با تصمیم گیران را بررسی کنید (به عنوان مثال، تغییر در رویکرد، مرتب سازی مجدد اطلاعات، و غیره) با شرکت کنندگان در جلسه ملاقات کنید. به عنوان مثال، قبل از ارزیابی ریسک، شرکت کنندگان ممکن است یک مدل ریسک (همانطور که در سوال 75 نشان داده شده است) مهیا کنند احتمال وقوع و تاثیر بالقوه وقایع مختلف که ممکن است در آینده روی بدهد را در نظر می گیرند. از آنجا که نیاز به صرفه جویی در وقت در طول جلسه می باشد، یک تصمیم دستور کار با ترکیب این دو معیار در یک ارزیابی تنها از “سطح ریسک” برای استفاده در طول کارگاه ساخته شده است. اگر این تغییر به درستی در شرکت کنندگان ارائه نشده است، تفاوت بین انتظارات خود را، که از طریق آماده سازی برای جلسه ، و فعالیت واقعی استفاده شده در این کارگاه ایجاد کرده، که آن سراسیمگی را ایجاد و باعث تسهیل و روند از دست دادن اعتبار می شود.
مواد پشتیبانی (مانند اسناد برنامه ریزی استراتژیک، گزارش مدیریت داخلی، اهداف کسب و کار اظهار شده و غیره) اگر همه آنها در یک کارگاه گنجانیده شده است با دقت بررسی کنید. تصور نکنید که هر شرکت کننده با مواد آشنا است، آن را می فهمد و آن را پشتیبانی می کند. حقایق ترقی و پیشرفت را بررسی کنید.
– تاکید بیش از حد کم در بحث: به یاد داشته باشید که در حالی که رای گیری در کارگاه ریسک جالب است، آن تنها به معنی پایان می بخشد. بحث منصفانه مهم است.
– اشکال فن آوری منحرف کننده پروسه:
اگر تکنولوژی همانطور که باید در کارگاه ریسک عملیاتی نمی شود (یعنی، شما با استفاده از صفحه کلید های رای گیری و تنها با گرفتن 9 از 10 رای)، اجازه ندهید که مشکل فنی جلسه را مختل کند. سعی کنید این کارگاه را بدون برجسته سازی چیزهایی که کار نمی کنند هدایت کنید.
– نگرفتن هر شخص درگیر: برای تسهیلگر برای مسخ شدن توسط بحث و سوتی در نقاط کلیدی بحث رایج است. آنها باید با توجه به شرکت کنندگان آن را تلافی بکنند، توجه داشته باشید که سرعت و لحن گفتگو و افراد درگیر و زمان همه به عنوان مولد امکان پذیر می باشد. اگر شرکت کنندگان بی حوصله و یا پریشان هستند، تسهیلگر باید کار را به دست بگیرد. مشارکت در ارتباط با ارزش درک شده دریافت شده از ارزیابی صورت بگیرد.
– ایجاد یک محیط امن و باز:
ارتباطات باز، با شرایط صریح و روشن در مورد استفاده از اطلاعات را تشویق کنید. شناسایی کنید و در صورت لزوم، فردی که به طور بالقوه می تواند نتایج این کارگاه را تضعیف کند شناسایی و ملاقات کنید. به عنوان مثال، آن می تواند مدیر عامل شرکت، رئیس هیئت مدیره و یا فرد ارشد در اتاق باشد. همچنین می تواند افرادی که تمایل به تسلط برای بحث دارند را فرا بخوانید. نه تنها شما می خواهید بدانید اگر آنها بفهمند موادی که ارائه شده است، شما همچنین نیاز دارید مطمئن شوید که آنها درک و حمایتی از اهداف کارگاهی دارند. ارزیابی ریسک تسهیل شده نمی تواند بدون یک محیط باز که در آن بحث کاندید می تواند رخ دهد، موفق شوند.
– قصور در قواعد روشن و مسئولیت: تسهیلگران باید یک رویکرد و طرح یک دستور جلسه در پیشرفت را مخابره کند. همیشه باید تنها یک تسهیل کننده باشند. کار کردن در جایی که هیچ تناقضی بین تسهیلگر، کارشناس موضوع و دیگر اعضای تیم نیست ، می تواند منجر به توقف این ملاقات شود.
– امکانات ضعیف:
شکل و اندازه اتاق در یک کارگاه ریسک مهم است. سعی کنید از میز کنفرانس احتراز کنید . توانایی تسهیلگر برای حرکت درون تعامل گروهی حمایت کننده فراهم باشد. این پویایی می تواند و باید برای ایجاد یک محیط قوی برای برقراری ارتباط به کار برده شود.
این شرکت کنندگان را بیشتر تشویق به درگیرشدن می کند.
* با توجه به تنظیم قوانین پایه ای برای ارزیابی ریسک:
– عدم شناخت از درک شرکت کنندگان از نحوه درخواست معیارهای ارزیابی به طور مداوم: شرکت کنندگان نیاز به درک معیارها برای ارزیابی تاثیر و احتمال وقوع آن دارند. در صورتی که سردرگمی در استفاده از شاخص مورد استفاده در ارزیابی وجود دارد، روند موفقیت آمیز نخواهد بود.
– سردرگمی بیش از ریسک ذاتی: این منطقه ای است که بسیاری از شرکت کنندگان دچار سردرگمی در ارزیابی ریسک می شوند. پاسخ ما به پرسش 74 را ببینید.
– سردرگمی بیش از افق زمانی: یکی دیگر مناطقی که شرکت کنندگان دچار سردرگمی می شوند. پاسخ ما به پرسش 77 را ببینید.
– شناختی که در آینده ذاتا ناشناختنی است:
در ظاهر، این نقطه، آشکار است.با این حال، بسیاری از مدیران اغلب یک ارزیابی از آینده، با چشم انداز ” براورد تک نقطه ای” دارند. به همین دلیل مهم است که طیف گسترده ای از امکانات در طول یک ارزیابی از ریسک به کار برده شود. هنر و علم ارزیابی ریسک برای ایجاد بزرگترین شانس موفقیت در شناسایی حوادث بالقوه آینده، ارزیابی احتمال و تاثیرش، و فرمول سازی پاسخ مقرون به صرفه برای ریسک بکار رود.
– مسلط بودن بر حوادث محیطی خارجی به دلیل یک تصور که آنها، خارج از کنترل مدیریت می باشد: ارزیابی ریسک باید در تمام رویدادهای بالقوه آتی مهم مورد توجه قرار بگیرد خواه قابل کنترل هستند یا نیستند. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است مدیریت کنترل مستقیم بر نتایج سیاسی و قانونگذاری نداشته، با این حال فعالیت های کاهش یافته بالقوه که فقط می تواند با ارزیابی این دسته از ریسک توسعه یابد، کنترل شود. برای نشان دادن، این فعالیت ها ممکن است شامل لابی، برنامه های آگاهی رسانی، برنامه ریزی برای پاسخ به تغییرات در محیط سیاسی و غیره باشد.
– نادیده گرفتن روابط متقابل میان ریسکها: شرکت کنندگان برای یک ارزیابی ریسک باید اذعان داشته باشند که روابط علت و معلولی بین حوادث متعدد با وقوع برخی از حوادث که باعث تحریک و یا وقوع حوادث دیگر می شود وجود دارد. این یک موضوع است که نیاز به تفکر و توجه در طول فرایند ارزیابی ریسک دارد.