بودجه بندی و فرایند اولویت بندی پروژه

فرایند بودجه بندی سالانه، ابزاری است که سازمانها از آن برای برقراری ارتباط طرح ها و اجرای سیستم های کنترلی استفاده می کنند. زمانی که یک ابزار برنامه ریزی، بودجه ای را ارائه می کند که برآوردی از چیزی که است که سازمانها معتقدند جریان مالی آینده خواهد بود. بعنوان یک مکانیسم کنترلی، بودجه بندی به تشویق و رفتارهای خاص کمک می کند. به صورت ماهرانه تری، بودجه بندی می تواند برای اختصاص حقوق و قدرت تصمیم استفاده شود. در سال 2011، شرکت مشاوره IT گارتنر، هزینه های IT و نیروی انسانی آن را گزارش کرد که هزینه IT از 0.7% تا 6% درآمد در صنایع مورد بررسی قرار می گیرد.

بعنوان مثال، در یک سازمانی که عملکرد سیستم های اطلاعاتی، بخش عمده ای از بودجه بندی IT را کنترل می کند، تصمیم گیری درباره استفاده از منابع IT به شدت متمرکز خواهد بود. در این حالت، گروه سیستم های اطلاعاتی قادر خواهد بود که کارآیی های را شناسایی و ایجاد کند، اما کاربران از انعطاف پذیری محدود لذت خواهند برد. در مقابل، اگر بیشتر بودجه IT توسط واحدهای خصوصی کنترل شود، آنها قادر به تامین طرح های مالی مناسب خواهند بود، اما یکپارچگی و کارایی بیشتر شرکت بدون اسپانسر قوی باقی می ماند.

به طور معمول، کنترل بر بودجه IT تقسیم می شود، با یک بخشی که به عملکرد سیستم های اطلاعاتی برای پروژه ها و هزینه های زیربنایی اختصاص می یابد که کسب و کارها را برای عمل به یک روش امن و قابل اعتماد قادر می اسزد (بعنوان مثال، برنامه ریزی بازیابی بلاء، تداوم کسب و کارهای تجاری، مدیریت امنیت سیستم های اطلاعاتی). باقیمانده توسط واحدهای اختصاصی کنترل می شود، برای تامین عملیات سیستم های اطلاعاتی و تامین پروژه های جدید مالی (اسلاید بار 1).

تصمیم گیری درباره بودجه

روند بودجه بندی نیاز به موازنه بین منافع مختلف، و اولویت بندی پروژه های تحت محدودیت منابع دارد. این می تواند برای یک فرایند بسیار پرتنش ایجاد شود در جایی که مدیران باید آن را مورد بحث قرار دهند و واقعا برای طرح های ابتکاری آنها پشتیبانی کنند، در حالی که با تمام این تلاش ها می توان اطمینان پیدا کرد که منابع سیستم های اطلاعاتی برای برآوردن خواسته های استراتژیک کسب و کار به خدمت گرفته می شوند.

فرایند بودجه بندی توسط سازمان متمایز می شود، اما به طور معمول دو تصمیم گیری ایجاد می شود: تعیین بودجه مناسب برای انجام هزینه های عملیاتی (بعنوان مثال، تعمیر و نگهداری) و ارزیابی هزینه های سرمایه ای بزرگ (بعنوان مثال، سیستم های جدید).

معیارهای صنعتی چاپ می تواند ابزاری در ارائه برخی راهنمایی ها باشد، اما لازم است که تاکید کنیم که بودجه شرکت شما توسط چشم انداز و دستورالعمل معماری بیان می شود (بخش 6)، و شرایط منحصربفرد با آن مواجه می شود. بعنوان مثال، یک شرکتی که در توجیه و تحکیم زیرساختهای آن بسیار موفق باشد انتظار می رود که میانگین پایین انجام هزینه های IT داشته باشد. برعکس، اگر یک شرکت تعداد زیادی از برنامه های قدیمی را که در نگهداری قابل توجه موردنیاز است، اجرا کند، میانگین هزینه بالایی را صرف خواهد کرد.

درک دقیق نقش سیستم های اطلاعاتی در شرکت (بعنوان مثال، نسخه سیستم های اطلاعاتی) هنگام ارزیابی هزینه های سرمایه ای و پروژه های جدید سیستم های اطلاعاتی مهمتر است. این مورد ضروری است، البته نه آنقدر که ابتکارات فردی ارزیابی شود، بلکه برای ارزیابی میزان دانه بندی ریسک سیستم های اطلاعاتی شرکت تمایل به پذیرش دارد.

اسلاید بار 1: نمونه بودجه عملیاتی IT

این نمونه بودجه عملیاتی IT به صورت آزادانه ای مبتنی بر یک زنجیره هتل بزرگ است.

هزینه ها                                                  مبلغ                                      درصد

حقوق                                              3140000                                       31.4

سفر و سرگرمی                                  270000                                          2.7

استهلاک^*                                                               450000                                          4.5

استهلاک^$                                      1080000                                          10.8

آموزش                                           30000                                              0.3

خرید تجهیزات/سخت افزار/ نرم افزار^#        90000                                             0.9

تعمیر و نگهداری                               680000                                            6.8

هزینه ارتباطات                                520000                                             5.2

بازیابی سانحه                                  10000                                               0.1

دیگر هزینه های عملیاتی و متفرقه                 180000                                       1.8

تخصیص IT سازمانی^&                               3530000                                      35.3

^* تجهیزات سرمایه موضوع استهلاک است.

^$تجهیزات نرم افزاری موضوع استهلاک است.

^#تجهیزات در زیر حد آستانه سرمایه گذاری.

^&تخصیص IT از شرکت مادر. از شرکتهای بدون شرکت مادر، این بیشتر آیتم های دیگر را تقریباً در برخی درصدها توسعه خواهد داد.