کاربرد نرم افزار اکسل
یکی از برنامه های پرکاربرد Microsoft Office نرم افزار اکسل می باشد.
پسوند برنامه اکسل Xls می باشد. در واقعه برنامه اکسل نرم افزار صفحه گسترده می باشد. یعنی اکسل یک جدول بزرگی می باشد که کاربر می تواند بنا به نیاز خود برای هر سلول از این جدول داده تعریف کند،فرمول نویسی کند و یا ظاهر هر سلول را به دلخواه خود تغییر دهد.
کاربرد نرم افزار اکسل
از اکسل علاوه بر سازماندهی داده ها، برای نگهداری و پردازش داده ها و رسم نمودار نیز استفاده می شود.
به عنوان مثال کاربرد نرم افزار اکسل در کارهای مهندسی می توان به کاربدهایی از قبیل تهیه ی فرمول شیت ها، چک لیست ها و نوشتن نرم افزارهای مختلف برای امور طراحی، تحلیل و گزارش گیری اشاره نمود.
تفاوتی که بین ورد و اکسل وجود دارد این است که در ورد مطالب فقط برای تماشا و چاپ می باشد ولی در اکسل این اعداد و جداول دارای تعریف ، محتوا و مفهوم و همچنین قابل ویرایش هستند و بر اساس خاصی مرتب شده اند. در اکسل شما فقط یک بار جدول و فرمول را می نویسید و در ادامه فقط داده ها و اعداد را تغییر می دهید. مثلا برای محاسبه سود کالایی در سال و یا محاسبه خرج ماهانه ی افراد خوابگاه.
Excel
از برنامه اکسل می توان برای خودکار کردن سیستمهای مالی، کنترل موجودی انبارها، میزان سود و میانگین کالاهای فروخته شده، درصد افزایش و کاهش سود و سایر نیازمندیهای تولیدی و بازرگانی استفاده می شود.
اکسل کاملاً انعطاف پذیر است و شما می توانید آن را مطابق نیازهای سازمانی و الزامات گزارش گیری پروژه خود منطبق کنید.
با استفاده از توابع آماری و محاسباتی و همچنین نمودارهای مختلف می توان به خوبی ارتباط بین داده ها را پیدا کرد حتی از برخی از قابلیت های پیش بینی روندهای مالی پروژه و شبیه سازی تأثیر ریسکهای پروژه را دارد.
Excel
با شناخت انواع نمودارها و کاربرد آنها شما می توانید تمامی داده های خود را به صورت گرافیکی به معرض نمایش درآورید و تجزیه تحلیل کنید، در بعضی مواقع در پروژها با تعدا داده های زیادی سروکار دارید تغییر رنگ و یا فرمت داده هایی که شرایط خاصی دارند قابلیت بسیار جالب و مفیدی است و باعث افزایش کارایی و راندمان و همچنین جلوگیری از خطا می شود. اکسل به میزان مناسبی می تواند در انجام کارهای تکراری با پیش بینی رفتار کاربر به کاربران کمک نماید.
12 تا از کاربردی ترین و مفیدترین توابع اکسل برای تجزیه و تحلیل داده ها
بیش از 475 تابع در اکسل وجود دارد. این می تواند هنگام شروع کار با تجزیه و تحلیل داده ها ، آن را طاقت فرسا کند.
با چنین تنوعی از توابع ، دشوار است که بدانید کدام یک را برای کارهای خاص Excel استفاده کنید.
مفیدترین توابع اکسل آنهایی هستند که کار را آسانتر کنند . و خبر خوب این است که اکثر کاربران اکسل مجموعه ای از ابزارهای با فقط چند عملکرد دارند که بیشتر نیازهای آنها را برآورده می سازد .
این منبع 12 تابع مفید اکسل را برای تجزیه و تحلیل داده ها پوشش می دهد. این توابع ابزاری را برای کنترل اکثر کارهای تجزیه و تحلیل داده های Excel در اختیار شما قرار می دهند.
- تابع If اگر
تابع IF بسیار مفید است. این تابع به این معنی است که ما می توانیم تصمیم گیری را در صفحه گسترده خود به صورت خودکار انجام دهیم.
با استفاده از IF ، می توانیم اکسل را وادار کنیم که محاسبه دیگری انجام دهد یا مقدار دیگری را وابسته به نتیجه یک آزمایش منطقی (یک تصمیم) نشان دهد.
تابع IF از شما آزمایش منطقی می خواهد که انجام دهید ، در صورت صحت آزمون چه اقدامی انجام دهید و در صورت نادرست بودن نتیجه آزمون ، عمل جایگزین را در نظر بگیرید .
IF= (آزمون منطقی ، مقدار اگر درست باشد ، مقدار اگر نادرست باشد)
در این مثال ، اگر تاریخ تحویل در ستون C بیش از 7 روز از تاریخ سفارش در ستون B. باشد ، کلمه “بله” را نشان داده ایم ، در غیر این صورت ، کلمه “نه” نمایش داده می شود.
=IF(D2>7,”Yes”,”no”)
- تابع SUMIFS
SUMIFS یکی از کاربردی ترین توابع اکسل است. مقادیری را جمع می کند که با معیارهای مشخص شده مطابقت دارند.
اکسل همچنین تابعی به نام SUMIF دارد که همان کار را انجام می دهد ، با این تفاوت که فقط می تواند یک شرط را آزمایش کند ، در حالی که SUMIFS می تواند بسیاری از شرط ها را آزمایش کند.
بنابراین می توانید SUMIF را نادیده بگیرید زیرا SUMIFS یک تابع برتر است.
این تابع از شما طیف وسیعی از مقادیر را برای جمع آوری و سپس هر دامنه را برای آزمایش و معیارهای آزمایش آن می پرسد.
= SUMIFS ( دامنه جمع ، محدوده معیارها 1 ، معیار 1 ، …)
در این مثال ، ما مقادیر موجود در ستون C را برای معیار وارد شده به سلول E3 جمع می کنیم.
=SUMIFS(C2:C9,B2:B9,E3)
قطعاًتابع SUMIFS ارزش بررسی با جزئیات بیشتر را دارد. این یک تابع بسیار مفید اکسل است.
- COUNTIFS – اشاره به میانگین ها ، ضریب ها
تابع COUNTIFS مگابایت دیگری برای تحلیل داده های Excel است.
بسیار شبیه به عملکرد SUMIFS است. و اگرچه به عنوان بخشی از 12 کاربرد مفید اکسل برای تجزیه و تحلیل داده ها ذکر نشده است ،اما در آن توابع AVERAGEIFS ، MAXIFS و MINIFS نیز وجود دارد.
تابع COUNTIFS تعداد مقادیری را که با معیارهای مشخص شده مطابقت دارند محاسبه می کند. بنابراین ، مانند SUMIFS به دامنه جمع نیاز ندارد.
= COUNTIFS ( محدوده معیارها 1 ، معیارهای 1 ، … )
در این مثال ، تعداد فروشهای وارد شده به سلول E3 را که ارزش 200 یا بیشتر دارند ، محاسبه می کنیم.
=COUNTIFS(B2:B9,E3,C2:C9,”>=200”)
هنگام استفاده از توابع SUMIFS و COUNTIFS ، معیارها باید به عنوان متن یا مرجع سلول وارد شوند. این مثال از هر دو تکنیک در یک فرمول استفاده می کند.
سپس تابع COUNTIFS داده های خالصی دارد و به درستی کار می کند.
- تابع Trim
این تابع تمام فضاها را از یک سلول حذف می کند ، به جز فضاهای منفرد بین کلمات.
متداول ترین کاربرد این تابع حذف فضاهای عقب است. این امر معمولاً هنگامی اتفاق می افتد که محتوا از جای دیگری جایگذاری می شود یا وقتی کاربران به طور تصادفی در انتهای متن فاصله تایپ می کنند.
در این مثال ، تابع COUNTIFS از قبل کار نمی کند زیرا به طور تصادفی در انتهای سلول B6 از فضایی دیگر استفاده شده است.
کاربران نمی توانند این فضا را ببینند ، این بدان معناست که تا زمانی که چیزی از کار نایستد ، مشخص نمی شود.
تابع TRIM متن را از شما می خواهد تا فضاها را از آنها حذف کند.
TRIM ( متن)
در این مثال ، از تابع TRIM در یک ستون جداگانه برای تمیز کردن داده ها در ستون منطقه آماده برای تجزیه و تحلیل استفاده می شود.
TRIM(B2)
- Concatenate الحاق
تابع CONCATENATE مقادیر چندین سلول را به یک ترکیب می کند.
این برای تجمیع بخشهای مختلف متن مانند نام شخص ، آدرس ، شماره مرجع یا مسیر فایل یا URL مفید است.
مقادیر مختلفی را برای استفاده از شما درخواست می کند.
CONCATENATE (متن 1 ، متن 2 ، متن 3 ، … )
در این مثال ، CONCATENATE برای ترکیب نام و نام خانوادگی در یک نام کامل استفاده می شود. یک فاصله برای آرگومان text2 وارد می شود.
=CONCATENATE(A2,” “,B2)
- تابع چپ / راست LEFT/RIGHT
توابع LEFT و RIGHT عملکرد مخالف CONCATENATE را انجام می دهند. آنها تعداد مشخصی از نویسه ها را از ابتدا و انتهای متن استخراج خواهند کرد.
این می تواند برای استخراج قسمتهایی از آدرس ، URL یا مرجع برای تجزیه و تحلیل بیشتر مورد استفاده قرار گیرد.
توابع LEFT و RIGHT همان اطلاعات را درخواست می کنند. آنها می خواهند بدانند متن کجاست و چند کاراکتر را می خواهید استخراج کنید.
=LEFT(text, num chars)
=RIGHT(text, num chars)
در این مثال ، ستون A حاوی مرجعی است که از شناسه مشتری (دو کاراکتر اول) ، یک شناسه معامله و سپس کد منطقه (کاراکتر نهایی) تشکیل شده است.
از تابع LEFT زیر برای استخراج مشتری استفاده می شود
ID.=LEFT(A2,2)
از تابع RIGHT می توان برای استخراج آخرین کاراکتر از سلولهای ستون A استفاده کرد. این مثال نشان می دهد مشتری در جنوب است یا شمال.
=RIGHT(A2,1)
- تابع VLOOKUP
تابع VLOOKUP یکی از توابع متداول و قابل شناسایی در اکسل است.
یک مقدار را در یک جدول جستجو می کند و اطلاعات را از ستون دیگری در رابطه با آن مقدار باز می گرداند.
برای ترکیب داده ها از لیست های مختلف در یک یا مقایسه دو لیست برای تطبیق یا گم شدن موارد بسیار عالی است. یک ابزار مهم در تجزیه و تحلیل داده های اکسل است.
چهار اطلاعات را درخواست می کند:
- مقداری که می خواهید جستجو کند
- به کدام جدول نگاه کند
- کدام ستون دارای اطلاعاتی است که می خواهید برگردانید
- شما می خواهید چه نوع جستجویی را انجام دهید.
=VLOOKUP (مقدار جستجو ، آرایه جدول ، شماره شاخص ستون ، جستجوی دامنه)
در این مثال ، ما یک جدول حاوی فروش از کارمندان خود داریم. جدول دیگری وجود دارد که اطلاعات بیشتری در مورد این کارمندان دارد (برای مثال جداول کوچک نگه داشته می شوند).
ما می خواهیم داده هایی را که نشان می دهد کارمند مربوط به کدام منطقه است را برای تجزیه و تحلیل در جدول فروش قرار دهیم.
فرمول زیر در ستون D استفاده می شود:
=VLOOKUP(B2,$G$2:$H$12,2,FALSE)
این تابع می تواند یکی از توابع دشوار برای یادگیری برای مبتدیان فرمول های اکسل باشد. می توانید VLOOKUP را در این مقاله ، یا از دوره جامع اکسل ما ، به صورت دقیق یاد بگیرید.
- تابع IFERROR
گاهی اوقات خطاهایی اتفاق می افتد که ممکن است بی اختیار باشد و گاهی این خطاها ممکن است مواردی باشد که می توانید پیش بینی کنید. تابع VLOOKUP از قبل یک نمونه معمول از این است.
مثلا ما خطایی داریم زیرا در جدول فروش اشتباه تایپی در نام وجود دارد. این بدان معنی است که VLOOKUP نمی تواند آن نام را پیدا کند و خطایی ایجاد می کند.
با استفاده از IFERROR می توانیم یک خطای معنی دارتر از آنچه اکسل ارائه می دهد نمایش دهیم یا حتی محاسبه متفاوتی انجام دهیم.
تابع IFERROR به دو چیز نیاز دارد. مقدار بررسی خطا و تابعی که در عوض انجام می شود.
در این مثال ، ما تابع IFERROR را در اطراف VLOOKUP قرار می دهیم تا پیام معنی دارتری نمایش داده شود.
=IFERROR(VLOOKUP(B2,$G$2:$H$12,2,FALSE),”Name not found. Check both lists”)
- تابع Value
غالباً مجموعه داده هایی که باید تجزیه و تحلیل کنید از سیستم دیگری وارد شده یا از جایی کپی و پیست شده است.
این امر اغلب می تواند منجر به اشتباه شدن داده ها شود ، مانند ذخیره شدن شماره به عنوان متن. اگر اکسل آنها را به عنوان یک عدد تشخیص ندهد ، نمی توانید کارهای تجزیه و تحلیل داده ها مانند جمع را انجام دهید.
خوشبختانه ، تابع VALUE برای کمک به شما در دسترس است. وظیفه آن تبدیل اعداد ذخیره شده به عنوان متن به اعداد است.
این تابع برای تبدیل متن درخواست می شود .
=VALUE(text)
در این مثال ، فرمول زیر مقادیر فروش ذخیره شده به عنوان متن در ستون B را به یک عدد تبدیل می کند.
=VALUE(B2)
- تابع UNIQUE
تابع UNIQUE عملکرد جدیدی است که فقط در دسترس کسانی است که فقط از نسخه Microsoft 365 استفاده می کنند.
این تابع می خواهد سه چیز را بداند:
- محدوده بازگشت لیست منحصر به فرد
- آیا می خواهید مقادیر منحصر به فرد را براساس ستون یا ردیف بررسی کنید
- خواه یک لیست منحصر به فرد یا یک لیست مشخص (مواردی که فقط یک بار اتفاق می افتد) داشته باشید.
UNIQUE = (آرایه ، ستون ، دقیقاً یک بار)
در این مثال ، لیستی از فروش محصولات داریم و می خواهیم لیستی منحصر به فرد از نام محصولات استخراج کنیم. برای این منظور ، فقط باید دامنه را ارائه دهیم.
=UNIQUE(B2:B15)
این یک تابع آرایه پویا است و بنابراین نتایج را پراکنده می کند. مرز آبی نشان دهنده دامنه تفکیک شده است.
سپس می توانیم از تابع SUMIFS که قبلاً در این مقاله ذکر شد ، برای جمع آوری فروش هر یک از آن محصولات استفاده کنیم.
در ابتدا شاید آشنا به نظر برسد . اما این بار برای ارجاع به محدوده تفکیک شده از عدد # استفاده شد.
11- تابع SORT
این تابع دیگری است که فقط برای مشترکان Microsoft 365 در دسترس است. همانطور که از نامش پیداست ، لیستی مرتب خواهد شد.
تابع SORT چهار محدوده درخواست می کند:
محدوده مرتب سازی
کدام ستون را برای مرتب سازی براساس چه چیزی در نظر گرفته اید
چه نظمی برای مرتب سازی دامنه (صعودی یا نزولی) در نظر گرفته اید
می خواهید داده ها را ردیفی یا ستونی مرتب کنید .
=SORT (آرایه ، طبقه بندی شاخص ، ترتیب مرتب سازی بر اساس ستون)
این تابع فوق العاده است. و می تواند با مثال قبلی یعنی تابع UNIQUE برای مرتب سازی نام محصولات به ترتیب استفاده شود.
برای این منظور ، فقط باید دامنه مورد نظر را برای مرتب سازی ارائه دهیم.
=SORT(UNIQUE(B2:B15))
- تابع FILTER
به دنبال تابع SORT ، تابعی برای فیلتر کردن لیست نیز وجود دارد. تابع دیگری که فقط برای کاربران Microsoft 365 در دسترس است.
این تابع محدوده ای را فیلتر می کند. این یک تابع فوق العاده قدرتمند است و برای تجزیه و تحلیل داده ها و تولید گزارش ها فوق العاده است.
تابع FILTER سه آرگومان را در بر می گیرد:
- محدوده فیلتر کردن
- معیارهایی که مشخص می کند کدام نتیجه را بازگرداند
- در صورت عدم بازگشت نتیجه ، چه اقدامی باید انجام شود.
FILTER = (آرایه ، اگر خالی باشد ، شامل شود)
در این مثال ، فقط نتایج مربوط به موضوع وارد شده در سلول F2 بازگردانده می شوند.
=FILTER(B2:C12,A2:A12=F2,”No scores”)
نتیجه گیری
یادگیری مفیدترین توابع اکسل برای تجزیه و تحلیل داده ها که در این مقاله ذکر شده است ، به سهولت در تجزیه و تحلیل داده های اکسل کمک می کند.
اما هنوز توابع زیادی وجود دارد و همچنین ویژگی های اکسل برای یادگیری کمک واقعی برای تجزیه و تحلیل داده ها است .
دو ابزار ضروری دیگر اکسل Power Query و Power Pivot است.
Power Query واردات و تبدیل داده ها برای تجزیه و تحلیل را مشخص می کند. اگر حجم زیادی از داده ها را تجزیه و تحلیل می کنید ، Power Pivot ابزاری مناسب است. این ابزار می تواند حجم زیادی از داده را در خارج از اکسل ذخیره کند و زبان فرمول خاص خود را به نام DAX دارد.