برنامه اکسس یکی از برنامه های مایکروسافت آفیس می باشد که برای ایجاد پایگاه داده های رابطه ای مورد استفاده قرار می گیرد. در واقع اکسس بانک اطلاعاتی می باشد که دارای ساختار داده مشخصی هستند، اطلاعات در جداولی دخیره می شوند که که تشکیل شده از فیلدهایی با ساختار داده، مشخص شده است. مثلا در فیلد عدد نمی توان نام را وارد نمود.
برنامه اکسل شامل پنج اجزا می باشد:
- Tables (جدول اطلاعاتی) این جدول حاوی مفیدترین اطلاعات به صورت سطری ستونی می باشد.هر سطر می تواند حاوی اطلاعات کالا یا یک شخص باشدکه به آن رکود می گویند، و هر ستون نیز اطلاعات یک مشخصه خاص از آن رکود را ذخیره میکند که به ان فیلد گفته می شود مانند نام شخص و یا کد کالا و…
- Queries )پرس و جوها) با ین جز می توان اطلاعات مورد نیاز را از یک یا چند جدول استخراج نمود .برقراری ارتباز بین جداول، انتخب فیلدهای مورد نیاز از جدول انتخاب شده و اعمال شرط های لازم از رو ی فیلدها صورت می گیرد.
- Forms (فرمها) فرمها رابط بین کابر و اطلاعات ذخیره شده در جدول های ارتباطی می باشند
- Reports (گزارش ها) به وسیله گزارش ها می توان اطلاعات استخراج شده از جداول اطلاعاتی را در قالب و شکل دلخواه بر روی کاغذ چاپ کرد.
- Modules( ماژولها) هر ماژول می تواند شامل یک یا چند تابع یا زیر برنامه باشد که به صورت اختصاصی یا عموم یتعریف می شوند.
در ادامه می خواهیم تفاوت برنامه اکسس با برنامه اکسل را توضیح دهیم:
اکسل و اکسس هر دو برنامه های قدرتمندی در زمینه داده ها هستند ، هرچند اکسل برای حجم کم و ساده اطلاعات خوب است،اما به اندازه اکسس نمی تواند از پس اطلاعات حجیم یا پیچیده برآید.مثلا می خواهید فرهست مشتریان تجاری و فهرست سفارشات آنها را پیگیری کنید برنامه اکسل دچار خطا خواهد شد در واقع اکسل شما را مجبور می کند فهرست ها را از هم جدا نمائید که این امر بررسی داده ها را مشکل تر می کند و امکان بروز اطلاعات ناسازگار و ناهمخوان را به وجود خواهد اورد ولی برنامه اکسس اجازه می دهدرابطه واضح و مستقیم بین جداول ایجاد نمائید و همچنین اکسس همه نوع امکاناتی که معادلی در نرم افزارهای صفحه گسترده اکسل وجود ندارد مانند روندهای جستجوی سفارشی، طراحی فرم های ورود داده ها را در اختیارتان می گذارد. کسی که با برنامه اکسس و کاربرد آن آشنا باشد تفاوت اکسس با اکسل را احساس خواهد کرد.